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Tuesday, May 2nd, 2017

Phone System Updates

Dear Valued Patient,

At OLE Health, our top priority is the patient experience. We work hard every day to improve access so that our patients receive the care they need, when and where they need it.

Which is why we’ve made some big improvements to our call center to help make it easier and less frustrating for patients to call in and schedule an appointment. We hear your feedback, and we want to bring you up to speed on these changes before you schedule your next appointment.

 

 

We’ve hired more call center representatives

  • Our call center is growing and will continue to grow to help meet the volume of patients who call in every day to ask a question, schedule an appointment, or are try to reach someone within our organization. Call center staff are being scheduled during the busiest times of the day to provide relief for waiting callers.

We’ve fixed and improved the call back feature, we’ll call you!

  • Now you don’t have to wait on the phone to speak with an OLE Health call center agent, and you won’t lose your place in line. To use our call back feature when scheduling your next appointment:
  1. Press 1 when prompted by the system to use our call back feature
  2. Press 1 if Caller ID# is correct,
    Press 2 to enter a different ID #
  3. Enter the number 1, your area code and phone number followed by the “#” sign.
  4. Confirm by pressing the number 1
  5. We will call you back in the same order your call was received

We’ve launched eMessenger which sends appointment reminders via text to your phone to confirm or cancel appointments.

  • Filling in cancelled appointments is key to increasing access for patients. Which is why OLE Health Patient Portal users who schedule an appointment will now receive a confirmation text straight to their phones. If you no longer need your appointment, you can reply directly to the confirmation text and cancel your appointment.
  • Don’t worry, if you do not reply to the confirmation text, your appointment time will still be saved.
  • To enroll in this text-reminder program you must have a cell phone number on file. If you do not have a cell phone on file, you may give it to the call center agent, or a front desk staff member during your next visit.

Thank you for your patience with us as we improve our phone system. There are still more changes to come and we will keep you updated as soon as we implement any further changes.

Thank you for choosing OLE Health.

Sincerely,

Priscila Gonzalez
Chief Experience Officer

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Estimado Paciente,

En OLE Health, nuestra prioridad es la experiencia del paciente.  Trabajamos duro todos los días para mejorar el acceso para que nuestros pacientes reciban la atención que necesitan, cuándo y dónde la necesitan.

Es por eso que hemos hecho grandes cambios a nuestro centro de llamadas para ayudar a que sea más fácil y menos frustrante para los pacientes que llaman para hacer citas. Escuchamos sus comentarios y queremos ponerlo al tanto de estos cambios antes de que nos llame para hacer su próxima cita.

Hemos contratado a más representantes del centro de llamada.

  • Nuestro centro de llamadas está creciendo y continuará creciendo para ayudar a satisfacer el volumen de pacientes que llaman todos los días para hacer una pregunta, hacen citas, o tratan de comunicarse con alguien dentro de nuestra organización.  El personal del centro de llamadas  está trabajando durante las horas cuando nuestros pacientes más llaman para que la espera no sea tan larga.

¡Hemos arreglado y mejorado la opción de devolución de llamadas – Nosotros le llamamos!

  • Ahora usted no tiene que esperar para hablar con un agente del centro de llamadas de OLE Health, y usted no perderá su lugar en línea. Para que usted use esta opción la próxima vez que haga una cita:
  1. Después de seleccionar el idioma que prefiere, Marque 1 cuando nuestro sistema le pida que use la opción de nosotros le llamamos.
  2. Marque 1, su código de área y su número telefónico seguido por el signo “#
  3. Confirme marcando 1
  4. Nosotros le llamaremos en el mismo orden en el que recibimos su llamada.

Hemos lanzado eMessanger que envía recordatorios de cita vía texto a su teléfono para confirmar o cancelar citas.

  • Llenar las citas que se cancelaron es clave para aumentar el acceso de los pacientes a citas. Es por eso que los pacientes que usan el Portal para Pacientes de OLE Health ahora recibirán un texto de confirmación de su cita enviado directamente a su teléfono. Así que si usted ya no necesita su cita, usted puede contestar directamente a este texto y cancelar su cita.
  • No se preocupe, si usted no responde al texto de confirmación, la hora de su cita seguirá igual.
  • Para inscribirse en este texto de confirmación usted deberá tener un número de teléfono en su archivo. Si no nos ha dado un número de teléfono, usted puede llamar a un agente del centro de llamadas o hablar con una recepcionista durante su próxima visita y dárnoslo.

Gracias por su paciencia mientras mejoramos nuestro sistema telefónico.  Todavía hay más cambios por venir y lo mantendremos informado tan pronto como hagamos estos cambios.

Gracias por elegir a  OLE Health.

Sinceramente,

Priscila González
Directora de Experiencia